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Kommunikation auf Augenhöhe
und die Kunst, Spuren zu hinterlassen
Assistenten im Gespräch: C2-Forum für die Manager von morgen am 22. Juli 2006
Das Berufsbild des Assistenten der Geschäftsleitung ist vielschichtig und nahezu unbekannt. Mit dem AssistentInnenforum bietet die C2-OrganisationsBeratung eine bisher einzigartige Plattform zum Austausch über Fachthemen und Selbstverständnis, aktuelle Aufgaben und künftige Karrieren. Das diesjährige Forum am 22. Juli stand unter dem Motto „Assistenten im Gespräch“ und widmete sich dem Schwerpunkthema Kommunikation.
„Wer als Assistent versucht, Politik zu machen oder sich dazu instrumentalisieren lässt, wird schnell zum Bauernopfer. Wer dagegen die Bereitschaft, von anderen zu lernen, gepaart mit Neugier mitbringt, hat die besten Karrierechancen“. Gastredner Robert Friedmann wusste, wovon er redet. Der ehemalige Assistent der Geschäftsführung ist seit 1. Juni 2005 Sprecher der Konzernführung der Adolf Würth GmbH & Co. KG. und hat eine Bilderbuchkarriere hinter sich. Für die Teilnehmer des Assistentenforums hatte er neben interessanten Erfahrungen jede Menge Tipps, wie man als Assistent weiterkommt und was man lieber bleiben lässt.
Friedmann, heute selbst Chef von zwei Assistenten, ist überzeugt, dass die Assistenz nach wie vor das ideale Sprungbrett für eine Managerkarriere im Mittelstand wie bei Großunternehmen ist. Assistenten sitzen an der Schaltstelle des Unternehmens und bekommen umfassende Einblicke in Unternehmensführung, Strategie und Entscheidung. So qualifizieren sie sich schnell für Leitungsfunktionen. Auch der heute 40jährige Friedmann strebte nach seinen Studienabschlüssen als Diplom-Betriebswirt (FH) und Master of Business Administration (MBA) bewusst die „Assistenz“ an, „um von anderen zu lernen“. 1992 begann er bei Würth als Assistent von Rolf Bauer, dem stellvertretenden Sprecher der Konzernführung. Die fünf Jahre, die er auf dieser Position blieb, schildert er als lehr- und abwechslungsreich. Damals wie heute war das Tätigkeitsprofil des Assistenten nicht genau definiert. Daher fielen klassische Assistenzaufgaben wie Informationen sammeln, auswerten, interpretieren und das Vorbereiten und Protokollieren von Sitzungen genauso in seine Zuständigkeit wie die Mitarbeit bei Marketing- und Vertriebsprojekten. „Alles hängt davon ab, welche Inhalte der Vorgesetzte hat, daran definieren sich die Inhalte des Assistenten“, weiß Friedmann.
Wichtig sei, als Assistent neben den Routineaufgaben auch selbstständig eigene Projekte im Unternehmen zu übernehmen. So habe er im In- und Ausland bei Tochtergesellschaften der Würthgruppe als Inhouse-Consultant gewirkt und Projekte zu Prozess- und Produktivitätsverbesserung angeschoben. „Definieren Sie sich eigene Projekte, mit denen Sie im Unternehmen Spuren hinterlassen“, empfahl Friedmann. Gleichzeitig warnte er aber auch davor, nur solche Themen und Projekte aufzugreifen, die einen persönlich interessierten. Man müsse immer prüfen, ob sie relevant seien für die Wertschöpfung des Unternehmens. Die wichtigste Frage laute: Was bringt das Unternehmen, was bringt diesen Bereich wirklich weiter? Nachdenklichkeit erntete der Manager mit seiner eindringlichen Mahnung, sich „nicht mit Nebenkriegsschauplätzen zu beschäftigen“.
Zu den wichtigsten Fähigkeiten eines Assistenten zählt Friedmann neben Kommunikations- und Teamfähigkeit Professionalität und Perfektionismus. Zwar dürfte auch mal ein Fehler passieren, aber eben nur einmal derselbe. Eine der allerersten und zentralsten Aufgaben sei, mit den „Macken des Chefs“ umzugehen. „Finden Sie die Eigenheiten Ihres Chefs schnell heraus und machen Sie es dann so, wie er es will“, empfahl Friedmann. Er selbst sei beispielsweise Perfektionist bei der Gestaltung von Vorlagen und wünsche sie so auch von seinen Assistenten. Mit auf den Weg gab er den jungen Assistenten „drei wichtige W´s“: Wie denkt der Chef? Wo finde ich was? Wer weiß was? „Man muss nicht alles parat haben – aber wissen, wo man es findet, oder wer es weiß“.
Wohlwollen und Vertrauen brauche man, um im Unternehmen wirken zu können. Dies gelte es als Assistent aufzubauen. Zuallererst gehe es darum, Menschen zu überzeugen. Fehl am Platz seien Arroganz zum Beispiel gegenüber dem Mitarbeiter am Band, Oberflächlichkeit, Redseligkeit oder Chefgehabe. Mit einem solide aufgebauten Kompetenzcenter und einem Informantennetzwerk im Hintergrund müsse der Assistent schließlich eine Sprache finden, die seine jeweiligen Gesprächspartner verstehen. „Wichtig ist, dass der Assistent sich gut ausdrücken kann, aber noch wichtiger ist, dass er gut zuhören kann“, schrieb Friedmann dem Manager-Nachwuchs ins Stammbuch. Nur so könne der Assistent, der ja täglich mit unterschiedlichsten Gruppen kommuniziere, Vertrauen aufbauen. Dazu zählten Konfliktgespräche ebenso wie Präsentationen vor Gremien.
Von den C2-Beratern Dr. Rainer Schweizer und Jürgen Berger bekamen die Teilnehmer im Anschluss an Friedmanns Vortrag Tipps zur besseren Kommunikation unter vier Augen, in der Gruppe und im Unternehmen. Denn laut Berger ist „gekonnt praktizierte Kommunikation ein wichtiges Erfolgskriterium erfolgreicher Führung“. Ein positives Fazit zogen die 25 angehenden Führungskräfte aus unterschiedlichsten Branchen von Porsche bis zum Johanneswerk. Man habe viel mitgenommen, sowohl wertvolle Alltagshilfen, wie man die Kommunikation verbessert und Fallen vermeidet, als auch interessante Einblicke in Friedmanns Karriereweg. „Ich konnte mich vorab schlau machen, wie man es am besten angeht und wo Stolperfallen liegen“, lobte Anne Güstemeyer, eine Psychologin, die demnächst in eine Assistenten-Stellung im Personalwesen wechselt. Voll erfüllt sahen alle das Anliegen von C2, mit dem AssistentInnenforum eine Möglichkeit zum Austausch und der Vernetzung mit Gleichgesinnten zu geben. Diese wird es auch 2007 wieder geben.
Interessantes zum Berufsbild des Assistenten bietet darüber hinaus die C2-Studie „Assistent-Assistentin - ein spannender Job. Im Spannungsfeld zwischen Fremdbestimmung und Eigenständigkeit“. Diese kann kostenlos unter c2@c2-beratung.de oder unter Telefon 0711/839910-0 angefordert werden.
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